ECOVADIS评估咨询|在有效期内无需添加不同年份的相关文件或政策

发布时间: 2023-12-28
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企业能提交多少文件?

无论贵公司的规模如何,每次评估您最多能上传55份文件。请注意,此限制不包含以前的评估文件。在完成新问卷时,删除此前评估上传的文件并不会为贵公司提供额外的文件空间。

我们相信贵公司可以用不多于55个文件展示企业社会责任管理体系的全面性。

针对如何充分利用55份文件的限制,为您提供如下建议:

检查以前的评估文件是否仍然有效(一般文件:八年;KPI:两年)。只要在有效期内,不需要添加不同年份的相同政策或行动文件,除非它们已经更新或重建。

优先提交对评估特别重要的文件。从可以为多个问题提供支持性证据的文件开始(例如,企业社会责任报告或年度报告、行为准则等)

请记住!

请勿上传合并文件――它们不会被纳入评估中。

“合并文件”是指将多个文件合并并作为一个支持性文件上传。例如,在一份文件中合并了环境政策、风险评估和培训材料。

上传合并文件没有遵守 55 份文件的限制,并影响您真正展示管理体系成熟度的能力。上传文件时,请牢记先进管理制度的要素:可信、可访问获取以及监测和审查能力。

总之,合并文件不予考虑。应独立附加每份文件,以下情况除外:

• 多个营运场所的证书合集(例如,每个认证场所的 ISO 14001 认证)。请注意,证书的附件也是可以接受的;

• 多个营运场所的整合绩效报告(例如,包含按站点细分的 KPI 数据汇总的Excel 表)。

上传文件有哪些技术要求?

1. 文件格式

请上传可编辑文本格式(内容可复制粘贴)的文件,以确保它们可以被分析师审阅。仅接受以下格式的文件:docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw .ods, .odp, .jpeg, .jpg, .png, .bmp, .txt, .html.。

2. 在“上传一份新文件”时,文件类型“Adobe Acrobat Document”可能会导致上传问题。要解决此问题,请将文件保存为 PDF 格式并上传。

3. 关于“上传一个新链接”,请仅提供转到网页而非文件的链接。该页面将被截取并以 PDF 格式上载到您的文档库。将仅截取该链接之下的可用网页。请确保链接有效,并以http://或https://开头。

4. 上传的文件大小

不能大于30 MB。

5. 语言

接受所有语言的文件,但文件需是可编辑文本(例如,Microsoft Word或PDF)。

图片或扫描的文件不能保证得到分析。英语、法语、中文、西班牙语、德语和日语文件例外。对于这些语言,您也可上传不可编辑格式的文件(例如图片、扫描文件)

6. 加密

请确保已上传文件没有密码保护或损坏。

7. 将文件链接到回答

确保将支持文件链接到相关且正确的问卷回答,且一份文件可以链接到多个回答。未附加到任何回答的文件将不会被分析。

8. 对于重新评估,您可以将以前评估中上传的文件链接到新问卷中的问题。您不必再次上传同样的文件。

重要信息

EcoVadis不会考虑以嵌入式文件/网络链接形式提供证据,证据应直接在文件中提供。分析师不会点击文件/网页中的任何超链接,也不会从此类链接手动下载任何其他文件。

可以提供什么样类型的支持性文件?

您可以提供准确反映贵公司的企业社会责任管理体系,并为您的问卷回答提供支持的任何正式的文件。如果贵公司规模较大(超过1000名员工),您还应提供证据,说明在所有相关站点上具有证书或行动的部署程度(例如,占所涵盖的营运场地或劳动力总数的百分比)。如果贵公司有多个实施相同措施的营运场地,提供其中一个场地证据就已足够。对于覆盖范围和 KPI 报告,请整合多个场地的数值和 KPI 。

以下是我们希望的文件类型示例:

无论公司规模如何,以下文件视为无效:

不具备贵公司名称或徽标的非正式文件

来自贵公司的供应商、贸易伙伴或客户的文件

与 EcoVadis 企业社会责任标准无关的文件(如ISO 9001、财务报表、质量管理、慈善宣传手册)

过时的文件(超过八年的政策或行动,或超过两年的 KPI 报告)

只有封面或目录的不完整文件

合并文件:指将多个文件合并,并作为一个支持性文件上传

照片

嵌入式网页链接(必须直接在文件中提供证据)

从在线资源或无关组织抄袭的内容

用于报告目的来自第三方的水电费发票

临时拟定的自我声明

仅声称已实施但无实际证据的行动说明

营业执照

地方政府出具的其他法律合规文件

 

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