EcoVadis评估咨询|企业提交资料后在评估期间出现文件不合格的原因汇总

检阅文件的关联性
如何避免提交无效的评估文件？
以下是文件在评估期间不被采纳的主要原因。
文件不合资格
出现资格问题的常见原因：
1. 该文件未提供与企业社会责任管理体系相关的信息，或与EcoVadis评估标准无关（例如ISO 9001质量管理文件、慈善宣传手册、内幕交易政策等）。
证书、
2. 该文件所包含的企业社会责任信息来自评估范围之外（例如由姐妹公司、外部公司、供应商、贸易伙伴或客户等出具的文件）。
3. 没有充分证据证明该文件属于被评估公司（如无公司名称）。
4. 政策文件没有发布/复查日期，或是在提交前1个月内发布。
5. 该文件已过时⸺管理体系文件必须定期更新以确保有效。作为一般指导：
a. 报告不应早于两年（例如，2019年的 KPI 数据在2022年就会被认定过时），且 KPI 应至少包含连续两个月的数据。
b. 所有其他文件应至少每八年审查一次。
c. 如有文件具有失效日期，则文件将在该日期后被视作无效（如证书）。
文件不完整（例如，文件仅包括封面、截图、照片等）。
6. 文件被合并⸺多个文件被合并到一起且作为一个支持性文件上传（例如，环境政策、风险评估和培训材料的合并）。
文件质量不达标。
出现质量问题的常见原因：
1. 可能带有真诚的动机创建的临时文件。所提供的文件不属于正式管理体系的一部分，因此不能用于分析。
可接受的文件，例如正式的政策、程序和报告，必须预先存在于管理体系中。
2. 带有欺骗意图、不真实且不可靠的文件。该文件具有以下特点之一：提供不符合公司活动经营情况的信息，具有与来自非相关实体的文件异常高的相似度，或是与有问题的第三方合作创建。
3. 伪造证书或证书由不具有合法性的发行机构颁发。经核实，该文件是伪造或由未授权的认证机构出具的。
重要信息
如果出现以下情况，将向请求公司或您的贸易伙伴发出警告：
• 贵公司提供的文件与EcoVadis之前评估过的其他公司的文件相似；
• 在评估过程期间提交伪造的证书。
文件仅用于法律合规的目的。
提交的文件并未体现被评估公司实施积极的企业社会责任管理实践。公司仅提交了基本的法律合规声明/或是地方当局签发的法律合规文件的证据（例如，经营报告，许可证、官方认证、法律摘录、法律合规相关审计或法律机构进行的测试报告）