FSC认证咨询-FSC认证质量管理体系攻略之关键环节与操作指南

第二部分      质量管理体系 
5  能力、文件和记录 
5.1 组织应任命一名管理者代表负责组织符合本标准中的所有适用要求。
5.2 所有相关工作人员应展示其执行本标准适用要求的程序和能力。
5.3 组织应执行覆盖本标准所有适用要求的书面程序。
5.4 组织应保留记录和文件，证实其满足本标准的要求，并确保所有记录与文件可以提供给认证机构。
5.5 组织应保存所有相关记录，至少五年。
6 对外公开的信息
6.1 组织应向认证机构提交其尽职调查体系的书面摘要，摘要应包含以下信息：
a）供应地区及其风险指定的描述；
说明：描述宜能帮助在各类受控木材的适用风险评估中识别具有同质风险的地区。
b）适用 FSC 风险评估的参考文件；
c）组织自行开展的风险评估（保密信息除外）；
d）投诉程序；
e）投诉处理人员或职位的联系方式
说明 1：在认证机构为 FSC 数据库提供的认证报告公开摘要中要包括此类信息。
说明 2：不要求以 FSC 官方语言提供尽职调查摘要。
6.2 从非低风险来源地采购材料时，尽职调查的书面摘要应包括：
 a）组织根据风险评估指标采取的控制措施8；
 b）如适用，组织根据附录 B 开展的咨询进程摘要；
 c）如适用，一名或多名专家参与控制措施制定的信息说明：对于所聘请的专家，提供专家姓名、资质、执照号/注册号（如适用）及其服务范围。对于公开发表的专家意见，应引用具体信息来源。
 d）如适用，组织实地验证（作为一项控制措施）发现的摘要，及组织为纠正确认的不符合项而采取的措施的摘要，涉密部分除外。组织应为被排除的涉密信息提供理由。
说明：信息是否保密可由组织必须遵守的法律相关规定而决定。商业敏感信息及土地使用者的姓名可作保密信息处理。
7 利益相关方参与和投诉
7.1 组织应制定并实施书面程序，处理与其尽职调查相关的利益相关方投诉和意见。 
说明：程序可包括组织现行相关政策和机制等。
7.2 程序应包含如下机制（除非适用国家风险评估另有声明）：
 a）投诉收悉的确认；
 b）向利益相关方通报投诉程序，并于投诉后两周内为投诉方作出初步回复
 c）将 FSC 风险评估中与风险判定有关的投诉提交至责任机构（在国家风险评估中，为国家风险评估指定的机构，在国家风险的集中评估中，为 FSC）；
   说明：当投诉移交至责任机构时，7.2.d)-k)条不适用。
 d）开展初步评估，通过评估针对从不可接受来源采购材料这一风险所提供的相关证据，判断投诉方所提供的证据是否为实质性的证据；
 e）与投诉方对话，以在采取进一步行动之前，先解决评估为实质性的投诉；
 f）在接到投诉的两周之内，将实质性的投诉移交至认证机构及所在供应地区的 FSC 国家办公室，并同时提供组织为解决投诉所采取的措施及如何开展预防性措施等相关信息；
g）当投诉没有得到解决，针对相关的持续采购的材料使用预防性措施；
 说明：这包括组织在投诉有效期内如何开展预防性措施的描述。
  说明：若已确认投诉为实质性投诉（根据 7.2d 的要求）然而还未开展有效纠正行动（根据 7.2h-k 的要求），则该投诉就会处于未解决状态；
 h）若评估确认投诉为实质性投诉，组织在收到投诉之后的两周内，启动验证程序（如实地验证及/或文件验证）；
 i）若评估确认某投诉为实质性投诉，确定供应商所需采取的纠正行动及其强制执行的方式。若纠正行动未定或未得到执行，组织不得使用其相关材料及（或）不得从此供应商采购材料；
 j）核实供应商是否已开展纠正行动并确定纠正行动是否有效；
 k) 若供应商没有采取纠正行动，则相关的材料排除在受控木材之外
 l）将投诉处理结果及采取的任何解决措施告知投诉方、认证机构及相关 FSC国家办公室，并保存相关回应的副本；
m）记录并归档所有收到的投诉及采取的措施。