8.5 集团认证要求

8.5.3 文件与记录管理要求

集团总部作为ISCC集团认证的核心责任主体，需对ISCC标准要求的全流程管控活动形成完整、规范的文件化信息，并按规定妥善保存各类记录，留存期限自记录形成之日起计算，至少保留五年，全程保障记录可追溯、可查阅、可核验，满足内外部审核与合规核查需求。文件化管理需覆盖全核心管控环节，尤其需对以下关键信息进行专项文件化归档，严禁缺漏：

完整的集团成员清单，明细包含成员法定名称、详细地址与地理位置、生产面积、年度产量等核心信息；
农场、种植园类集团的所属地块登记册、标准化生产区域分布地图，清晰标注地块边界与生产范围；
覆盖全流程管控的过程指导文件，明确各环节操作规范、合规标准与执行流程；
集团总部与各成员签订的正式合同、合作管理协议，明确双方权责与合规义务；
ISCC相关核心生产活动、可持续物料采购、销售、交付及全流程运输记录；
内部审核、外部审核的完整结果报告，明细不符合项详情、对应纠正措施及整改闭环记录；
集团总部针对各类审核结果的专项评审记录、整改跟进与改进决策文件。

集团认证推荐采用质量管理手册作为核心过程与内容的文件化工具，实现标准化、体系化管理；集团内部需统一执行标准化绘图方法，生产区域地图可采用GPS定位信息替代传统图纸，进一步细化区域概览、优化风险评估精度，可配套使用卫星数据、专业数据库或合规遥感工具辅助制图，提升地理信息管控的准确性。

8.5.4 内部审核体系与年度评审要求

集团管理者必须搭建完善、可落地的内部审核体系，作为监控集团整体运营管理成效、验证全成员符合ISCC标准要求的核心管控手段，同时也是集团内部风险管理的关键组成部分，通过常态化内部审核，提前排查合规风险，保障集团认证持续合规。

内部审核需实现全范围覆盖，审核内容需紧密贴合ISCC标准中与集团整体管控、各成员实际运营范围相关的全部要求，确保无审核盲区，全面核验各成员的ISCC合规执行情况。集团管理者需制定正式、可执行的内部审核计划，计划需明确以下核心内容，保障审核工作有序推进：

指定负责的专职内部审核员，明确审核权责与岗位职责；
列明审核参与人员、分工及配合要求；
明确具体审核时间安排、周期规划与现场审核时段；
划定各阶段审核重点、核心核查事项；
规范标准化审核程序、核验方法与判定标准。

内部审核频次与准入审核要求

集团内部审核执行严格频次管控：所有集团成员每年至少接受一次全覆盖内部审核；集团首次申请认证前，必须对集团整体及全部单个成员完成专项内部审核，验证全员对ISCC标准的符合性，同时核验内部审核体系自身的有效性；新增成员在完成注册准入前，必须先行通过内部审核，未通过内部审核的新成员不得纳入集团认证范畴。

内部审核员资质与管理要求

负责集团内部审核的人员，需具备充足的专业能力，能够独立开展专业判断、识别合规风险与问题事项；开展内部审核工作前，必须完成ISCC体系专项培训，包含ISCC基础培训、ISCC PLUS培训等必修内容，熟练掌握标准条款与审核规范；同时需建立常态化持续培训机制，定期围绕集团识别的重点风险因素开展专项培训，持续提升审核专业度。

内部审核员需对全部审核活动、审核过程及审核结果形成完整文件化记录，审核记录需随时可供外部审核员调取查阅；审核结果需完整载明重大不符合项明细、针对性纠正措施、闭环整改要求及后续改进行动计划，确保问题整改可跟踪、可核验。